Мобильное приложение: Решение на языке 1С. Успешный проект в Южной Корее. Как мы справились, находясь в России.

Компания «Royal Food» - это холдинг, состоящий из семи пищевых производств: пекарный цех, колбасный цех, молочный цех, рыбный цех и других.

С компанией мы начали сотрудничать в 2020 году, когда к нам в ООО «Комплексное управление бизнесом» позвонила их русскоговорящая сотрудница. Она уже знала, что для ведения учета им нужна программа 1С:Бухгалтерия. Выбор пал на эту программу, так как в ней она раньше работала и хорошо ее знала. Им  нужно было хоть  что-то, так как учет в компании не был выстроен совсем. После более двух лет работы в текущем режиме, благодаря тесному контакту с бухгалтером, было выявлено слабое звено бизнеса, которое  требовало автоматизации, и мы могли с этим помочь.

Слабым звеном оказалась логистика. Бухгалтер Марина работала в этой области, поэтому она активно способствовала продвижению проекта. В данной статье мы расскажем, как находясь в России, мы смогли запустить успешный проект в Южной Корее,  используя мобильное приложение, написанное нашими специалистами на  языке  1С.

На старте нашей работы процессы выглядели следующим образом:

Логистика представляет собой группу из пятнадцати человек, занимающихся реализацией финальных продуктов. Среди них четыре офисных работника (бухгалтерия и склад) и восемь водителей-продавцов.

Процесс продаж организован по следующей схеме: водители-продавцы, загружают в свой грузовик продукцию на складе, после чего отправляются по точкам к клиентам. В качестве клиентов выступают маленькие магазинчики, включая русские торговые точки (подобные тем, что можно встретить в США или Испании). На месте водители согласовывают с клиентом необходимый ассортимент, оставляют нужные ему товары и едут дальше. Вся информация о продажах и товарах фиксируется вручную на распечатанных накладных, которые водитель получил в офисе от бухгалтера, и затем отчитываются тем же путем.

Иногда возникала необходимость заменить товар. Клиент мог заметить дефект на товаре, привезенном в предыдущий раз, и водители-продавцы без лишних слов производили замену. Товарообмен базировался на доверии, не требуя формальных подтверждений, что казалось нам удивительным, однако таков был их подход к работе.

Изначально использовались распечатанные накладные и Excel для учета и анализа. Это приводило к множеству потерь и забываний информации, что сопровождалось рядом проблем.

Модернизация бизнес-процессов: мобильное решение и автоматизация склада

Клиент сформулировал требование так "предложите решение, которое будет современнее и оптимальнее". Наши эксперты из компании "Комплексное управление бизнесом" проанализировали текущие бизнес-процессы и разработали план автоматизации.

Мы придумали применить мобильные устройства для работы водителей и установить централизованную базу данных на складе. В качестве мобильных устройств решили использовать ТСД со специализированным софтом, не связанным с языком 1С, что на тот момент представлялось удобнее и оптимальнее.

От этого программного решения требовалось обеспечивать контроль остатков, проводить взаиморасчеты, печатать накладные в формате длинного чека с детализацией товаров, а также обеспечивать возможность замены товаров и отмечать замененные товары, находящиеся в грузовике.

Компактное оборудование для водителей — ТСД и принтер для печати этикеток

Для автоматизации работы склада мы выбрали программу 1С.Sales & Services Pack, которую заказали через 1C International LLC. Это продукт для клиентов не из России. Запуск склада прошел очень оперативно и без каких-либо сложностей. Мы внесли некоторые доработки во взаиморасчеты, зачет авансов и печатные формы, чтобы адаптировать их под требования клиентов. Автоматизация взаиморасчетов и других процессов в центральном офисе была реализована в знакомом для нас формате.

Изменение курса: от сложностей с вендором к разработке собственного ПО на платформе 1С

Для автоматизации работы водителей-продавцов были приобретены ТСД и специализированный софт. Однако ПО требовало доработок под бизнес-процессы клиента. Не смотря на то, что технически изменить код было возможно, довести его до желаемого результата  не получилось. Вендор даже предоставил нам специалистов, умеющих работать с этим софтом, однако они не смогли достаточно хорошо вникнуть и понять бизнес-логику процессов клиента. Многократные обсуждения только замедляли процесс, не давая никакого результата. Они прокомментировали это нестандартностью наших требований и специфики используемых бизнес-процессов, мол наш случай не типичный для данного ПО. Оказалось, что доработка софта не такой простой путь, как ожидалось, и мы начали испытывать ностальгию по отношению к 1С.

В определенный момент мы приняли решение изменить наш подход и разработали собственное программное решение на платформе 1С:Предприятие для мобильных устройств (ТСД).

Мобильное приложение для водителей-продавцов 

На картинке представлена текущая версия мобильного приложения для устройств ТСД водителей-продавцов.

Оно поддерживает использование несколькими водителями,  что позволяет на одном устройстве иметь любое кол-во мобильных баз водителей. Чтобы осуществить обмен документами между базами используется центральная база. Определение узла обмена происходит по Водителю и Идентификатору устройства. 

Список  мобильных баз

Водители авторизуются, используя пин-коды, которые предварительно создаются в центральной базе и передаются каждому водителю. 

Авторизация с помощью пин-кода

Приложение поддерживает интерфейс на английском  языке. Смена языка доступна пользователю в настройках устройства.

Основное  меню мобильного приложения

У водителей есть возможность создавать и печатать инвойсы, возвраты, перемещения и кассовые ордера, используя ТСД. Они также могут получать эти документы из центральной базы (иногда документы создаются не водителями, а бухгалтерией). Водители имеют возможность редактировать документы, созданные на ТСД, до момента их подписания. Документы, поступающие из центральной базы, не могут быть изменены водителями.

Товарные позиции могут быть отсканированы с использованием сканера, либо введены руками или с использованием камеры телефона в роли сканера. При необходимости, иногда выручает мобильный телефон.

Печатная форма накладной (инвойсы и возвраты) специально настроена так, чтобы водитель на месте мог ее распечатать на принтере этикеток и дать подписать клиенту. Затем, используя мобильное приложение, водитель фотографирует подписанный документ. Фото прикрепляется к соответствующему документу в системе. При обмене товара фотография автоматически отправляется в центральную базу в качестве приложенного файла к документу.

Накладная в формате чека

После синхронизации с центральной базой, бухгалтерия получает доступ к документам водителей. Статус подписания каждого документа отображается цветом и контролируется бухгалтерией.

В приложенных файлах документов бухгалтер может просматривать фотографии с подписанными накладными.

Итоги проекта

Мобильное приложение успешно запущено и отлично решает поставленные задачи. 

Теперь водители применяют  мобильные устройства для поездок к клиентам и имеют следующие возможности:

1. Отслеживают свои остатки товаров.
2. Знают количество брака в грузовике.
3. Могут взаимодействовать и обмениваться товарами с коллегами и центральным складом.

4.     Могут печатать накладные для клиента, используя устройства, пободные фискальному регистратору (как в России фискальный регистратор, только без фискальной части) 

5.     Видят взаиморасчеты.

 "Мы полностью удовлетворены новым мобильным приложением, которое значительно улучшило и ускорило процессы, снизило потери товаров и уменьшило дебиторскую задолженность. В настоящее время мы ведем переговоры с ООО 'Комплексное управление бизнесом' о внедрении автоматизации в производственные процессы", - сообщила Марина из "Royal Food".

Достоинством системы 1С оказалась её способность решать множество задач, о которых многие и не догадывались. Наши специалисты глубоко изучили бизнес-процессы компании и с нуля разработали приложение на платформе 1С для мобильных устройств, используемых в южнокорейской компании. Этот проект продемонстрировал, что система 1С успешно работает в нестандартных условиях и стала для нас исключительно интересным и показательным опытом. 

Стоит только начать, и уже трудно остановиться 

Теперь, когда все работы завершены и все довольны, у клиента возникают новые запросы, которых раньше не было.

Водители просят реализовать автоматическую отправку заявок на центральный склад — чтобы можно было указывать, список товаров, которые им необходимо подготовить для следующих рейсов, чтобы улучшить ассортимент и сократить время на загрузку. Эту автоматизацию, конечно, они с радостью доверяют нам. Мы будем разрабатывать механизм для таких «заявок на склад». Автоматизация продолжает расширяться, поскольку аппетит приходит в процессе её внедрения.

Срок выполнения проекта составил 1 год.